Tips vedr. videomøter for bedrifter

Publisert:

Videomøter og videokonferanser er i forbindelse med koronasituasjonen blitt enda mer aktuelt enn før. Her er noen tips og råd!

For det første: Husk at folk er på ulike nivåer når det gjelder tekniske ferdigheter. Ha respekt for at andre ikke kan dette like godt som deg. Vær beredt til å hjelpe – øvelse gjør mester!

Det er mer krevende å kommunisere godt i videomøter enn i fysiske møter. Folk blir fortere distrahert og slitne. Fatt deg i korthet, ha få og enkle budskap, unngå at møtet drar ut i tid. Ha en tydelig møteleder og pass på at alle får slippe til – det øker engasjementet, både i fysiske og digitale møter!

Sjekk lyd
God lyd er ekstremt viktig for vellykkede videomøter. Det er sterkt anbefalt å benytte et hodesett med mikrofon, for eksempel et slikt. Det finnes drøssevis av modeller å velge i, både trådløst og kablet. Mange foretrekker hodesett med kabel (som ikke går tom for batteri!) og som kan plugges inn via USB.

Hodesett med mikrofon: Bruk et sånt – det gir utrolig mye bedre lyd

Om du skal avholde møtet med flere deltagere i samme rom, invester i det minste i en bordmikrofon/høyttaler, av typen Jabra Speak e.l. Det hever lydkvaliteten flere nivåer.

Når du er underveis i møtet kan du også med fordel slå av («mute») mikrofonen din, når du ikke snakker. Det hindrer uønsket støy for de andre møtedeltagerne. Alle videoløsningene lar deg enkelt «mute» via skjermen, men mange hodesett lar deg «mute» via en egen knapp også.

Sjekk bilde
Etter lydkvaliteten er selvsagt også bildet viktig, men kanskje mindre viktig enn lyden. For de fleste vil det innebygde kameraet i mobilen eller laptopen være godt nok.

Om du ønsker enda bedre bildekvalitet, kan f.eks. et kamera av typen LifeCam Cinema fungere greit, men det finnes mye å velge i. Om du holder møter i møterom bør du investere i et kamera med vidvinkel som dekker deltagerne i rommet. Her finnes det et drøss av løsninger i alle prisklasser, men et eksempel som mange har gode erfaringer med, er norske Huddly IQ.

Alltid TEST først!
Før møtet starter, sjekk at ting fungerer. Gå inn på møtelenken, hvis mulig, og sjekk innstillingene dine for lyd og bilde. Om møtelenken ikke fungerer enda, test at mikrofonen din virker og at du har lyd i hodetelefonene. Ikke begynn med dette først når møtet skal starte!

Så, over til selve verktøyene:

Superenkelt videomøte! (foto: Whereby.com)

Whereby.com
Et utrolig smart norskutviklet verktøy! Krever ingen installasjon, kun en adresse du hopper inn på. Gratis for møter med inntil fire personer, og du kan opprette et eget «møterom» med en egen adresse, f.eks. whereby.com/MittEgetKuleRom.

Du kan dele skjerm med andre og chatte undeveis i møtet. Trenger du flere enn fire deltagere i møtet må du oppgradere til en betalt lisens (fra 10 dollar/måneden).

www.whereby.com.

Teams
Teams overtar for Skype for business som Microsofts video- og samhandlingsplattform. Teams er mye mer enn bare videomøter, men Teams fungerer også utrolig godt også til videomøter. Inntil 250 personer kan delta.

Videomøter i Teams: Ser omtrent sånn ut (bilde: Microsoft)

Teams er lisensbasert, og det er store sjanser for at du har tilgang på dette gjennom Office 365 via arbeidsgiver. Både de som har Teams og de som ikke har Teams kan delta i møtene, men du må ha lisens for å starte et Teams-møte.

Du oppretter enkelt et Teams-møte via Outlook, og får en lenke du kan dele i møteinnkalling eller via mail. Du kan også opprette videomøtet direkte inne fra Teams. Det finnes masse bra ressurser om hvordan bruke Teams der ute, men her er en god trinnvis guide som er laget på norsk (rettet mot lærere, men fungerer for alle!)

teams.microsoft.com.

Facebook Messenger
Mange er godt vant til å bruke Facebook allerede. Så hvorfor ikke kjøre møter også via Messenger? Dette er helt gratis og fungerer på tvers av enheter, så lenge man har Messenger-appen installert (på mobil). Du starter enkelt videomøte via «chaten» og kan legge til flere personer (inntil 50 personer), dele skjerm m.m. (merk at skjermdeling ikke fungerer via mobil).  Det krever dog at alle har en Facebook-profil fra før.

Messenger passer sånn sett best for  samarbeidsgrupper hvor deltagerne allerede er «venn» med hverandre på Facebook fra før. Gratis i bruk!

messenger.com

Discord
Du har kanskje hørt snakk om chatte-verktøyet Discord? Dette brukes spesielt av mange «gamere» og «tech-nerds», men fungerer også utmerket for mange andre. Gratis i bruk og har innebygget god funksjonalitet for videomøter (inntil 9 personer), skjermdeling, så vel som meldinger og vanlige samtaler uten video. Krever installasjon og registrering på forhånd.

discordapp.com

Del skjermen
Et lite «power-tip» til slutt, om du bruker Windows 10: Når du er i videomøte kan det være smart å trykke windows-tasten og en av piltastene (WIN+piltast), for å dele opp skjermen din. På den måten kan du ha videomøte på en del av skjermen, og f.eks. Onenote eller andre skriblerier på den andre delen. Du kan selvsagt også manuelt dra, skalere og slippe vinduene dine rundt på skjermen i helt vanlig Windows-praksis, for å skaffe deg den arbeidsflaten du foretrekker.

Har du noen gode tips og råd i denne retningen? Del dem gjerne med oss på Facebook-siden vår 🙂

Godt videomøte!

Les også

(Toppbilde: Microsoft)